Skip to content

דוגמא למצגת וניתוח ארוע בתקשורת עסקית

14/01/2010

דוגמא למצגת וניתוח ארוע בתקשורת עסקית

דיויד שוגרמן David Sugarman

המטרה הינה הכנת הרצאה ומצגת תוך ניתוח התנאים לצורך יצירת הרצאה ומצגת מוצלחים ואשר לא יחטיאו את מטרתם !!!

הנתונים דמיוניים לחלוטין וכל קשר בינם לבין איזו שהיא חברה מקרי בהחלט.

================================================================

תוכן עניינים

1  מבוא. 3

1.1       רקע והסברים.. 3

1.2       תקציר. 4

1.2.1           נושא כללי 4

1.2.2           נושא ספציפי 4

1.2.3           דוברים.. 4

2  ניתוח הסיטואציה התקשורתית ומבנה ההרצאה.. 5

2.1       מטרת ההרצאה.. 5

2.2       קהל היעד ומסגרת ההרצאה.. 6

2.3       ניתוח הקהל. 6

2.4       מבנה ההרצאה.. 9

3  ההרצאה.. 11

3.1       הפתיחה של הפתיחה+ הצגה עצמית.. 11

3.2       מטרת ההרצאה.. 12

3.3       מהלך ההרצאה – שקף האג'נדה.. 12

3.4       פרק א' – מהי מערכת ERP.. 13

3.5       פרק א' – סיכום ביניים.. 13

3.6       פרק ב' – תיאור המצב הקיים והצורך. 13

3.7       פרק ב' – סיכום ביניים.. 14

3.8       פרק ג' –פרויקט ERP בחברה.. 14

3.9       אפילוג. 15

===============================================================================

1                  מבוא

1.1          רקע והסברים

חברת DS MEDICAL  (DSM) עוסקת בלוגיסטיקה. החברה קיימת מזה 10 שנים, ומונה כ 80 עובדים.

העיסוק המרכזי של החברה הוא אספקת שירותי לוגיסטיקה ומידע לוגיסטי תומך מכירות לחברות ציוד רפואי רב לאומית מול המגזר הרפואי בארץ, בתי חולים, מרפאות, חברות ביוטכנולוגיה ולקוחות פרטיים. החברה מהווה למעשה זרוע לוגיסטית מקומית של חברות ציוד רפואי .

החברה היא חברה פרטית, בבעלות פרטית של שני שותפים, מטעמם מונה מנכ"ל החברה.

מבנה החברה הוא מבוסס חטיבות, בכל ראש חטיבה נמצא סמנכ"ל: חטיבת כספים, חטיבת לוגיסטיקה ותפעול, חטיבת מכירות ושירות לקוחות וחטיבת מערכות מידע. החטיבה הגדולה ביותר מבחינת כח אדם והיקף פעילות היא חטיבת הלוגיסטיקה והתפעול, האחראית על שרשרת האספקה, ניהול המחסנים, תהליכי יבוא/יצוא, והפצה ללקוחות בכל הארץ. חטיבה זו מונה 30 איש, מרביתם מחסנאים, אנשי רכש, ונהגים.

החטיבה השנייה בגודלה היא חטיבת המכירות ושירות הלקוחות, חטיבה זו אחראית על ממשק העבודה מול הלקוחות ומול שווקים חדשים. חטיבה זו מונה כ 30 עובדים, בתפקידי מנהלי לקוחות ומוקדני שירות לקוחות.

חטיבות הכספים נותנות שירותים פנים ארגוניים, ואחראית על ניהול כספי החברה. החטיבה מונה 5 עובדים, מנהלי חשבונות וחשב החברה.

חטיבת מערכות מידע מונה 5 עובדים, אחראית על  שירותי מחשוב פנים ארגוניים וכן על ממשקי עבודה ממוחשבים מול הלקוחות.

לחברה אתר אחד באזור יהוד, אתר זה מכיל שני מחסנים גדולים, ומבנה משרדים בו נמצאת הנהלת החברה, וכן גופי מנהלה שונים.

כיום עושה שימוש חברת DS MEDICAL במספר רב של מערכות מחשוב שונות, בחטיבות והמחלקות השונות. תהליכי העבודה הם מסורבלים ואיטיים, לצורך קבלת תמונת מצב אמיתית על הנהלת החברה לעבוד ולהשוות נתונים מול מספר מערכות במקביל. החברה נמצאת בתחילתו של פרויקט ERP (Enterprise Resource Plan) במסגרתו תוכנס לשימוש בארגון מערכת עסקית אינטגרטיבית אחידה אשר תחליף את מרבית המערכות הקודמות, ותשרת את מרבית העובדים בארגון. מערכת ה ERP שתוטמע בחברה היא מערכת SAP BUSINESS ONE , של חברת SAP הגרמנית, המיועדת לחברות המוגדרות כ SMB (Small Medium Business).

בחירת המערכת נעשתה לאחר מספר חודשים של בחינת חלופות. כיום הפרויקט נמצא בתחילת דרכו, צפי לעלייה לאוויר תוך רבעון.

לצורך הטמעת המערכת חברת DS MEDICAL שוכרת את שירותי של חברת HM מחשוב, המתמחה בהטמעת מערכות ERP של חברת SAP. מטעם חברת HM מחשוב, מועסקים כ 5 עובדים בפרויקט, בראשם מנהלת הפרויקט.

מבחינת שלבי הפרויקט, הסתיים שלב האפיון שכלל עבודה מול גורמי מפתח בחברה, וחלק מעובדי החברה. כעת נמצאים בשלב היישום של המערכת במהלכו היא מוקמת ומפותחת בהתאם לאפיון שבוצע. בעוד כחודש יחלו הדרכות המשתמשים שימשכו במשך כחודש וחצי, עד למועד סמוך לעלייה לאוויר. העלייה לאוויר תעשה בשלב אחד בכל חטיבות ומחלקות החברה.

1.2          תקציר

1.2.1       נושא כללי

הטמעת מערכת ERP  בחברת DSM

1.2.2       נושא ספציפי

הצגה בפני כל עובדי החברה של פרויקט ארגוני במהלכו תוטמע מערכת ERP (מערכת מידע ארגונית). מערכת זו תשמש את כל עובדי החברה בכל המחלקות בתפקידים שונים, החל ממזכירות, דרך עובדי לוגיסטיקה ושירות לקוחות, וכלה בהנהלת החברה הבכירה.

1.2.3       דוברים

את ההרצאה יעבירו שני דוברים:

מר דיויד שוגרמן – סמנכ"ל מערכות מידע . מדובר בחטיבה קטנה יחסית, אך עם זאת מר שוגרמן הוא ממקימי החברה, מדובר דמות מוכרת ואהודה וחברה.

גברת הילה מלר – מנהלת פרויקט ה ERP בחברת DSM , מטעם חברת HM מחשוב. איננה מוכרת לכל עובדי החברה.


2                  ניתוח הסיטואציה התקשורתית ומבנה ההרצאה

2.1          מטרת ההרצאה

מטרת ההרצאה הגלויה מול קהל העובדים היא הצגה אינפורמטיבית של הפרויקט, עדכון העובדים בתהליך הארגוני העובר על החברה. מדובר במידע בעל משמעות עתידית לעבודתם ותפקידם של הנוכחים. ההרצאה תהיה מורכבת מהרבה תכנים תיאוריים , דיווחים והסברים.

מטרת ההרצאה הסמויה היא מטרה שכנועית כלפי העובדים הזוטרים בחברה המהווים את רב עובדי החברה וכן מאחר והנהלת החברה, החטיבות ואנשי מערכות המידע מבינים בחשיבות ובצורך דוחפים לשינוי ולכן אינם נדרשים לשכנוע.  אנו סבורים שעל ידי שיתוף העובדים בפרטים הנוגעים לפרויקט, אופיו, ותכולתו, ינוטרלו התנגדויות צפויות, חששות מפני המערכת, ומפני השינוי הצפוי בארגון. חששות העובדים עשויים לנבוע ממקורות שונים:

  • חשש של העובדים מאובדן מקום העבודה עקב התייעלות. מקרה דומה התרחש בחברת חשמל בה ועד העובדים הקפיא את העלייה לאוויר של מערכת ERP עקב חששות דומים.
  • חשש משינוי ועבודה עם מערכת חדשה.
  • פגיעה במעמד מקצועי וחברתי.
  • ישנם עובדים שלא עבדו מעולם עם מחשב, וזאת עשויה להיות "טבילת אש" עבורם.
  • חשש מזעזוע חזק בחברה אשר עשוי לפגוע ביציבות העסקית. ראה מקרה חברת רב בריח שנכנסה לקיים עסקיים משמעותיים לאחר רצף תקלות במערכת הERP , וכן חברת הפצת התרופות האמריקנית פוקסמאייר קרסה לפני מספר שנים, בעקבות ההשקעה של 5 מיליון דולר במערכת ERP.
  • מתן תחושה שהחברה קשובה לעובדים וצורכיהם.
  • מתן תחושה של עבודה בחברה מתקדמת טכנולוגית, מעין חברת "היי טק".
  • חיזוק הקשר לחברה, העובדים יחושו שותפים להחלטה להטמיע את המערכת, ועל ידי כך תהיה להם מחויבות יותר גדולה להצלחה שלה.

על ידי שילוב תכנים שיווקים מוסווים וכן תכנים טיעוניים סמויים, תקבל ההרצאה הלכאורה אינפורמטיבית אופי יותר שיווקי ורענן, אשר יציג את הפרויקט כאקט חיובי ומהנה לחברה ולעובדים. בהרצאה יעשה שימוש ברב בתכנים שיתופיים, המילים "אנחנו", "כולנו", "ביחד", על מנת שהעובדים ירגישו שהם נוטלים חלק מהותי בפרויקט ואינם חיצוניים לו.

אף אחד מהנושאים המוזכרים לעיל כחששות , לא יוזכר באופן מפורש בהרצאה, אם כי אנו נערך לספק תשובות לכל שאלה הנוגעת לכך. המטרה השכנועית היא המטרה המרכזית של ההרצאה, אך היא אינה מוגדרת כך במפורש אל מול קהל השומעים.

2.2          קהל היעד ומסגרת ההרצאה

קהל היעד הוא כלל עובדי החברה, אשר יתכנסו למפגש חברתי שנתי קבוע, המתקיים סמוך לראש השנה. מדובר במעין "הרמת כוסית" של החברה המתקיימת בשעות הבוקר במלון אוויה ביהוד. משך האירוע כולו הוא חצי יום, ומשך ההרצאה הוא שעה.

סדר היום:

8:00-9:00 – התכנסות וארוחת בוקר.

9:00-9:30-  דברי פתיחה של המנכ"ל.

9:30-10:30 – הטמעת מערכת ERP  בחברת DSM

10:30-11:00 – הפסקה וקפה

11:00-12:00 – מופע "מיומנה".

הקהל מחויב להגיע לאירוע, אך קיימת באירוע אווירה חופשית וקלילה.

2.3          ניתוח הקהל

הקהל הוא הטרוגני מבחינות שונות, כדוגמת הרכבו הדמוגרפי ועמדתו לנושא. להלן טבלה המתייחסת לפילוח האוכלוסיה בחלוקה לחטיבות השונות בחברה:

חטיבה

קבוצת עובדים

הרכב הקבוצה

ידע בנושא

גישה לנושא וחששות

הנהלה

הנהלת החברה

10 עובדים: מנכ"ל, סמנכ"לים, עובדי לשכה ומשאבי אנוש. רב העובדים בעלי השכלה אקדמאית בין הגילאים 30-45, נשים וגברים בעלי נסיון עבודה בסביבה ממוחשבת.

מכירים את הפרויקט מתחילת דרכו  ומחוייבים כלפיו.

לא קיים חשש מהותי לגבי הפרויקט. קיים חשש מה מפני פגיעה עסקית בתפקוד החברה.

כספים

כל החטיבה

5 עובדים: חשב ומנהלי\ות חשבונות. כל העובדים בעלי השכלה אקדמאית בין הגילאים 30-45, נשים וגברים בעלי נסיון עבודה בסביבה ממוחשבת.

מכירים את הפרויקט מתחילת דרכו  ומחוייבים כלפיו.

מנהלי החשבונות חוששים מפגיעה במעמדם המקצועי, ואף מפני אפשרות של צמצום כ"א בחטיבה.

מערכות מידע

כל החטיבה

7 עובדים בעלי השכלה על תיכונית ומעלה, בעלי ידע טכנולוגי במערכות מחשוב רב. גברים ונשים בטווח גילאים 25-40. אחד מעובדי החטיבה הוא עולה חדש מארגנטינה.

מכירים את הפרויקט מתחילת דרכו  ומחוייבים כלפיו.

לא קיים חשש מהותי לגבי הפרויקט. רואים בפרויקט מעין קידום מקצועי וחדירה לנושא אטרקטיבי ו"חם" בשוק המחשוב. במה להצגת יכולות עבודה.

מכירות ושירות לקוחות

מנהלי לקוחות

8 מנהלי לקוחות בעלי השכלה אקדמאית. כולם עובדים כיום באופן מלא מול מערכות מחשב. גברים ונשים.

מכירים במידת מה את הפרויקט, מבינים את החשיבות ואת הצורך.

חוסר הכירות מעמיקה עם נושא המחשוב והפרויקט עצמו, יוצר חשש מפני סביבת עבודה חדשה.

מכיוון שעיקר עבודתם היא מול לקוחות החברה אינם חוששים מפגיעה במעמדם.

שירות לקוחות

20 אנשי שירותי לקוחות. מרביתם בעלי השכלה תיכונית. זמן העסקה ממוצע – חצי שנה עד שנה. בד"כ מדובר בחיילים משוחררים או סטודנטים. ניסיון בעבודה מול מערכות מחשב, במודולים מאד מסוימים ומצומצמים. מורכבת מגברים ונשים. כולל עולים חדשים.

אינם מכירים את הפרויקט לעומק, ייתכן ושמעו עליו במסגרת שיחות מסדרון.

חשש מפני סביבת עבודה חדשה.

חשש מפני פגיעה במעמדם, ואובדן מקום העבודה.

יש לציין כי מדובר באוכלוסיה בעלת מחויבות נמוכה לחברה.

תפעול ולוגסטיקה

מחלקת הפצה (נהגים)

10 עובדים, קבועים הנמצאים בחברה כמעט מיום היווסדה.

בין 8 ל 12 שנות לימוד, השכלה תיכונית.

גילאים 30-50.

ללא כל ניסיון בעבודה מול מחשב (ייתכן ועובדים מול מחשב בביתם הפרטי אך ההנחה היא שמדובר באוכ' נטול ידע וניסיון). מדובר באוכ' גברית בלבד. חלקם עולים ותיקים וחדשים.

אינם מכירים את הפרויקט לעומק, ייתכן ושמעו עליו במסגרת שיחות מסדרון.

חשש מפני סביבת עבודה חדשה, וכן תחילת עבודה מול מערכות מחשב.

עקב מחויבות גבוהה לחברה קיים חשש מה מפני פגיעה עסקית בתפקוד החברה.

מחסנאים

14 מחסנאים. מרביתם בעלי השכלה תיכונית. מיומנות בעבודה מול מערכות מחשב לוגיסטיות , במודולים מאד מסוימים ומצומצמים. גילאים 30-50 , גברים ונשים.

ישנם מספר עולים חדשים מחבר העמים ומאתיופיה.

חלק קטן מהם מעורבים בפרויקט , ומכירים את הנושא היטב.

מרביתם אינם מכירים את הפרויקט לעומק, שמעו עליו במסגרת שיחות מסדרון.

חשש מפני סביבת עבודה חדשה.

חשש מפני פגיעה במעמדם.

חשש מפני אובדן אפשרי של מקום העבודה.

אנשי רכש, יבוא/יצוא

6 עובדים גברים ונשים. כל העובדים בעלי השכלה אקדמאית בין הגילאים 30-45. בעלי נסיון עבודה בסביבה ממוחשבת.

חציים מעורבים בפרויקט , ומכירים את הנושא היטב.

חציים השני אינם מכירים את הפרויקט לעומק, שמעו עליו במסגרת שיחות מסדרון.

חוששים מפגיעה במעמדם המקצועי, ואף מפני אפשרות של צמצום כ"א בחטיבה.

חשש מה מפני פגיעה עסקית בתפקוד החברה.

טבלה מסכמת נתוני כ"א:

2.4          מבנה ההרצאה

השיקולים המרכזיים אשר הובילו אותנו לבחירת מבנה ההרצאה ואופן הצגתה הינם:

  • עקב נסיבות ההרצאה, כינוס חגיגי של כל העובדים לרגל חג, ומיקומה בסדר היום לאחר דברי המנכ"ל ולפני החלק האומנותי אזי על ההרצאה להיות מתאימה לנסיבות ולפיכך מקצועית אך קלילה.
  • ההרצאה תתבצע בפועל על ידי שני דוברים, אשר יעבירו את הנושאים בפני הקהל לסירוגין.
  • שפת ההרצאה הנה עברית זאת מאחר ושפה זו הנה שגורה בפי כל השומעים (מאחר וישנם מספר עולים חדשים דוברי שפות-אם שונות המועסקים בחברה). יתר על כן מאחר ומדובר בכלל עובדי החברה, אזי רמת הבקיאות המקצועית בנושא ההרצאה ובמונחים טכניים מעולם המחשוב אינה אחידה ולכן שפת ההרצאה תהיה פשוטה ככל הניתן ובעלת מינימום מונחים טכניים. במידה ויוזכר מונח טכני הוא יפורש (לדוגמא – מהי מערכת ERP). כמו כן תתבצע חזרה על דברים, עם כי נקפיד שלא לחזור על אותם מונחים ומשפטים בדיוק.
  • יעשה שימוש באנלוגיות לחיי היומיום ודוגמאות מחיי היומיום על מנת  להסביר נושאים חדשים. לדוגמא על מנת להמחיש את העבודה עם מערכת ERP מרכזית אחת, לעומת עבודה עם מספר מערכות בתצורת העבודה הישנה, תתבצע אנלוגיה של מערכת ERP לקניון בו ניתן למצוא את כל המוצרים אותם נרצה לקנות תחת גג אחד, ואת המערכות הישנות לחנויות ישנות המתמחות בנושא מסוים, חלב נקנה במכולת, מזוודה נקנה בחנות תיקים מיוחדת, מחשב נקנה בחנות מחשבים ועל מנת לאכול ארוחת ערב נלך לבית הקפה השכונתי. על מנת להמחיש את יתרונות המערכת יעשה שימוש בהמחשה מסוג "דמיינו לעצמכם" תוך שילוב תרחישים יומיומיים כדוגמת קשר בין הזמנת רכש ומלאי שאוזל מהמחסן.
  • המטרה הסמויה של ההרצאה הינה שכנוע העובדים בצורך במערכת החדשה תוך ביטול התנגדויות צפויות ופחד מפני שינוי. אי לכך ההרצאה לא תכיל מילים "רגישות" כדוגמת – "שינוי", "התייעלות", "פיטורין" וכד'. עם זאת ייעשה שימוש במילים התומכות במטרה הסמויה של ההרצאה כדוגמת – "ביחד", "יחדיו", "מטרה משותפת". יושם דגש על מעורבות העובדים בתהליך ושילובם בקבלת ההחלטות: יסופר על פגישות שנערכו עם העובדים במסגרת הפרויקט, על ההדרכות הצפויות לכל העובדים. תעשה הצגה של יתרונות השימוש במערכת מרכזית, במקום שימוש במספר מערכות,  בעיקר מהצד של העובדים, כדוגמת: התהליך המייגע בהזנת מספר סיסמאות לצורך עבודה עם מספר מערכות, לעומת עבודה עם מערכת אחת שתרכז את כל צרכי העובדים.
  • על מנת לחזק את הבטחון של העובדים בתהליך המתבצע בארגון נספר להם כי גם ארגונים אחרים עברו תהליך דומה בהצלחה. נזכיר את מכבי שירותי בריאות, שירותי בריאות כללית, בתי החולים של משרד הבריאות וחברת שראל , חברת בוסטון סיינטיפייק (ישראל), וכן חברות וגופים מוכרים לקהל הרחב כגון סלקום, חברת חשמל, חיל האויר וכו'.
  • בדעתנו לפנות לעובדים בתחרות נושאת פרסים לבחירת שם למערכת. על ידי מיקום חלק זה לקראת אמצע ההרצאה, תושפע עקומת הקשב ותחוזק הערנות של העובדים, מעבר לכך מהלך זה יסייע למטרה הסמויה של ההרצאה. אנו נוסיף ונציין כי שם המערכת אשר ייבחר יצטרך לשקף את אופייה , יתרונותיה, ויכולותיה המופלאות  – בכך אנו מקווים להשיג הקשבה טובה יותר של הקהל.
  • אלמנט נוסף בו נעשה שימוש על מנת לגשר על פערי הקשבה הוא פיזור ציוני דרך לאורך ההרצאה ובמעבר בין נושאים.
  • אנו סבורים כי הצגת צוות הפרויקט הינה חשובה, ממספר סיבות: חלקם עובדים חיצוניים של חברת HM  מחשוב ואינם מוכרים לכל העובדים, וכן לצורך חיזוק התחושה של העובדים כי הם משולבים בתהליך ולא מדובר בגוף זר אשר יבצע את הפרוייקט בצורה מנוכרת. יעשה שימוש בעזרים חזותיים, כדוגמת תמונת צוות הפרויקט.
  • המצגת תבנה בתוכנת Power Point. יעשה שימוש בצבעים מנוגדים, מלל כהה על רקע בהיר, בשילוב גווני לוגו החברה. וכמובן שנמנע מסמיכות של אדום וירוק, לטובת עוורי הצבעים. עיצוב המצגת יהיה אחיד: פונטים אחידים, צבעים אחידים וכו'. שקפי המצגת יהיו פשוטים, ולא עמוסים , וישולבו בהם אמצעים חזותיים.
  • ארגון המצגת יתבצע באופן אשר יעמוד בשלושה קריטריונים: היגיון, אחידות והמשכיות.
  • אנו נעשה שימוש בעקרון א.א.א. – "אמור להם את אשר אתה עומד לומר להם; אמור להם; אמור להם את אשר אמרת להם". מערך ההרצאה יהיה מערך נושאי. לאחר פרק הפתיחה , נציג את תוכן העניינים ולאחר מכן תתבצע סקירה של כל נושא ונושא על פי הסדר בתוכן העניינים, תוך שילוב סיכומי ביניים. בסיום הדברים יתבצע סיכום כולל, וכן מתן אפשרות לשאלות מהקהל. אנו נערך לענות לשאלות גם בנושאים רגישים, כדוגמת פיטורים והתייעלות.
  • בתחילת המפגש יחולקו ערכות למשתתפים. כל ערכה כוללת 3 מרכיבים – כלי כתיבה, חוברת קטנה וצבעונית המתארת המספר עמודים את הפרוייקט ולבסוף 2-3 עמודים אשר אמורים ללוות את המאזינים בזמן ההרצאה. עמודים אלו כוללים התייחסויות קצרות ותאורים קצרים של שלבי ההרצאה ואמורים לשמש מעין "חומר עזר" לליווי ההרצאה. בדפים אלו יתבקשו העובדים למלא פרטים לגבי כל אחד משלבי ההרצאה ולהוסיף הערות ושאלות. הדפים משמשים לשתי מטרות – האחת מטרה של שמירה על קשב רציף ועניין במהלך ההרצאה והשנייה של בקרה פנימית של מנהלי הפרויקט על שאלות וחששות מצד העובדים. הדפים יכולים המסר שמית או אנונימית.


3                  ההרצאה

להלן שרטוט סכמתי של מבנה ההרצאה:

אמור להם את שאת\ה עומד\ת לומר להם

אמור להם

אמור להם את שאמרת להם

פתיחה של הפתיחה

שקף סיכום עיקרי הדברים

מטרת ההרצאה

פתיחה והצגה עצמית

מהלך ההרצאה  – שקף אג'נדה

טיזר לתחרות נושאת פרסים

מענה על שאלות

שקף סיום

פרק ב: תיאור המצב הקיים כיום ותיאור הצורך.

  • שקף מבוא
  • פרוט
  • שקף סיכום ביניים

פרק א: מהי מערכת ERP ?

  • שקף מבוא
  • הסבר על מערכת ERP
  • יתרונות לחברה
  • דוגמאות להצלחות
    • שקף סיכום ביניים

פרק ג: פרויקט ERP בחברה

  • שקף מבוא
  • הצגת הפרויקט בחברה
  • הצגת תחרות נושאת פרסים
  • הצגת עובדי הפרויקט
  • הצגת אבני דרך מרכזיות ולוחות זמנים
    • הצגת מערך ההדרכות והתמיכה
    • שקף סיכום ביניים

3.1          הפתיחה של הפתיחה+ הצגה עצמית

"כל מסע של אלף מילין מתחיל בצעד בודד" אמר מאו-טסה-טונג.

שלום שמי דיויד שוגרמן, סמנכ"ל מערכות מידע בחברה, נמצאת איתי כאן גברת הילה מלר מנהלת פרויקט ERP בחברה וברצוננו להזמין את כולכם להצטרף אלינו למסע מרתק אל עבר הקידמה הטכנולוגית.  חברת DSM נמצאת בתחילתו של מסע  בו צפויים לנו אתגרים רבים ועבודה קשה, אך בטוח אני שכולנו יחדיו נוכל לנצח ולהתגבר על כל קושי, וזו תהיה לנו חוויה מרתקת בה נרגיש סיפוק וגאווה רבים במהלכה ועל אחת כמה וכמה בסיומה.

מציג: דיויד שוגרמן.

3.2          מטרת ההרצאה

אנו נמצאים כאן על מנת לספר לכם על פרויקט מרתק הנערך בחברתנו בימים אלה, אשר בסיומו ניכנס לעידן טכנולוגי חדש בחברה – עידן ה ERP. אנחנו בתחילתו של המסע. וכמו שמאו צה טונג חצה אלף מילין במרכז סין, בתחילת המאה שעברה, כאשר מיליוני סינים חוצים איתו כסמל לאחידות נחישות וחוזק כך גם אנו רואים כל אחד ואחד מכם כחברים ושותפים שווים בהצלחת הפרויקט זה, הצלחה אישית של כל אחד מאיתנו והצלחת החברה. חלקכם בוודאי שמע בשיחות מסדרון, או מחבריו לעבודה על מערכת חדשה שתופעל בחברה בקרוב, אנחנו כאן איתכם ועבורכם, על מנת לספק את כל הפרטים, לשתף אתכם כשותפים מלאים בתהליך,  ולספק מענה לכל השאלות.

מציג: דיויד שוגרמן.

3.3          מהלך ההרצאה – שקף האג'נדה

עמיתתי, הילה, ואנכי נפרט בפניכם היום את הדרך בה כולנו נצעד יחדיו בזמן הקרוב.

לאלו אשר עדיין שואלים – מה זה לעזאזל מערכת ERP ? אנו נתחיל בהסבר על מהי מערכת ERP ונספק את התשובות אשר בודאי יעלו, אנו מניחים כי תשמחו לשמוע על ארגונים מובילים נוספים אשר כבר נמצאים בעידן ה ERP .

בהמשך נשתף אתכם בסיבות להכנסת מערכת ERP, נספר לכם על הצורך העסקי אשר נוצר בשוק הפארמה, ובחברתנו בפרט, ונראה יחדיו כיצד מערכת אחת תוכל לשפר את סביבת העבודה של כולנו ולהביא לידי ביטוי רבות מהבקשות וההצעות שלכם לקידום ושיפור תהליכי העבודה וסביבת העבודה של כל אחד ואחת מאיתנו.

יחדיו נראה מהם שלבי המסע שנעבור, מהם לוחות הזמנים הצפויים , וכיצד כל אחד ואחת מכם ישתלב ויקח חלק בפרויקט מרתק זה. אתם תכירו את הנפשות הפועלות, על מנת ליצור נבחרת ארגונית מנצחת.

חולקו לכם חוברות על המערכת. עיינו בהם. הוספנו לכם דפים אשר ילוו אתכם במהלך ההרצאה – בדפים אלו תוכלו לרשום את השאלות אשר עולות לכם. הינכם מוזמנים למסור לנו אותם חזרה בגמר ההרצאה, שמית או אנונימית. חשוב לנו להדגיש – ההליכה שלנו היא משותפת וכל הערה ושאלה שלכם חשובה לנו.

בסוף ההרצאה תוכלו לשאול שאלות ואנו נשמח לספק תשובות, אם עדיין תהיה לכם תחושה שנושא כל שהוא אינו ברור, הנכם חופשיים לגשת אלי ומשרדי, הדלת תמיד פתוחה.

מציג: דיויד שוגרמן.

טיזר לתחרות נושאת פרסים

ורגע אחד לפני שמתחילים אני רוצה להזמין את כולם להשתתף בתחרות נושאת פרסים הנוגעת ישירות לנושא ההרצאה, פרטים מלאים ימסרו בהמשך , אז כדאי להקשיב עד הסוף.

מציג: דיויד שוגרמן.

3.4          פרק א' – מהי מערכת ERP

מהי מערכת ERP – הסדר לגבי ראשי התיבות

מהי מערכת ERP – הסבר לגבי מהות המערכת

יכולות המערכת

אנלוגיה לקניון

יתרונות המערכת ושיפור תהליכים

"דמיינו לעצמכם" – תיאור תהליך אוטומטי של ניהול רכש ומלאי באמצעות המערכת

חברות נוספות אשר הטמיעו מערכת ERP

מציג: דיויד שוגרמן

3.5          פרק א' – סיכום ביניים

עד עתה ראינו מהי מערכת ERP, ראינו כי מדובר במערכת מרכזית אשר תחליף את המערכות הישנות והמסורבלות המופעלות כיום בחברה, ותקנה לכולנו סביבת עבודה נוחה יותר, מהירה יותר, ותהליכי עבודה מתקדמים.

וכעת יספר לנו דיויד על המצב הקיים כיום, ועד כמה נזקקת החברה למערכת מסוג זה.

מציג: דיויד שוגרמן

3.6          פרק ב' – תיאור המצב הקיים והצורך

מספר דוגמאות לקשיים מחיי היום-יום הקשורים למצב המחשובי הקיים תוך שימוש בפנייה אישית לעובדים אליהם זה רלוונטי.

הצגת בעיות במצב הקיים:

ריבוי מערכות ישנות וסביבות עבודה שונות

מערכות איטיות ומסורבלות.

משתמשים נזקקים למספר סיסמאות על מנת לעבוד עם מספר מערכות

לא כל המשתמשים עובדים עם מחשב

תהליכים איטיים

להנהלה קשה לקבל תמונה אמיתית, נזקקים לקבל נתונים ממספר מערכות ולקשר בינהם

מציג: דיויד שוגרמן

3.7          פרק ב' – סיכום ביניים

עם כל המערכות הקיימות היום – אנחנו לא ממש נהנים מסביבת העבודה הממוחשבת שלנו.  וחשוב הרבה יותר אנחנו יכולים להיות הרבה יותר טובים ולהנות יותר מהעשייה היומיומית.

חשוב לכולנו כי סביבת העובדה שלנו תתרום ולא תכביד  – לא עלינו ולא על החברה ולקוחותיה. זהו מצב של WIN-WIN בו כל אחד מהצדדים זוכה ואין צד מפסיד.

הילה סיפרה לנו על מערכת ה ERP. ראינו עד כמה היא מתקדמת ומתאימה לצרכינו וברור לנו כי זהו ה"דור הבא" שלנו.

וכעת, אחרי שאנחנו יודעים מה יש לנו, מה אנחנו צריכים, מה הצליח אצל אחרים תספר לנו הילה כיצד נעשה זאת אצלנו.

מציג: דיויד שוגרמן

3.8          פרק ג' –פרויקט ERP בחברה

הסבר על פרויקט ה ERP בחברה

תכולת הפרויקט

מערכת ה ERP שנבחרה להטמעה ב DSM

תהליכים מרכזיים שיופעלו מתוך המערכת

הבהרה כי מדובר בפרויקט ארגוני ולא בפרויקט מחשובי בלבד

הצגת תחרות נושאת פרסים לבחירת שם לפרויקט

הצגת עובדי הפרויקט

לוחות זמנים ואבני דרך. הרחבה לגבי נקודות זמן רלוונטיות לעובדים: הדרכות, ועלייה לאוויר.

מציג: דיויד שוגרמן

3.9          אפילוג

הצגנו בפניכם כעת את המערכת, את לוחות הזמנים ואת הדרך למימוש החזון הטכנולוגי המשותף של כולנו. זהו פרוייקט כלל אירגוני אשר דורש את התמיכה והעזרה של כל אחד ואחת מאיתנו.

הצגנו בפניכם כיצד העתיד יראה. כיצד הוא מתקיים כבר היום בעסקים ובחברות מתקדמות.

ולפני שאנו מסיימים  – האם יש למישהו שאלות  ? אני מזכיר לכם כי נתנו לכם דפי שאלות ומשובים למילוי.

מציג: דיויד שוגרמן

שאלות

מענה:

הסיום של הסיום

אנו נמצאים בפיתחה של שנה חדשה אשר מסמלת התחלות חדשות ותחילתו של עידן טכנולוגי חדש בחברת DSM  – עידן ה ERP.

תודה לכם על ההקשבה, העזרה עד כה ועל שיתוף הפעולה מכם לאורך כל הדרך.

שנה טובה ומעולה לכולנו

מציג:

להגיב

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s

%d בלוגרים אהבו את זה: